Cuidado com o feedback!

Cuidado com o feedback! O título acima pode ser entendido de duas maneiras.

Neste artigo, vou falar um pouco sobre os cuidados ao dar e receber feedback.

São 23 horas quando você vê em seu e-mail profissional que alguém, de quem você nunca ouviu falar, te mandou uma mensagem de agradecimento profissional, te elogiando.

O feedback tem que ser genuíno – por isso, cuidado com o feedback!

A situação descrita logo acima aconteceu comigo. Quando você recebe um feedback de alguém, a primeira coisa que vem à sua cabeça é tentar lembrar por que a pessoa te elogiou.

É uma atitude natural. Você se pergunta: “Quem é essa pessoa?” e “Por que ela quer me agradecer?”

Por fim, eu acabei descobrindo a razão de eu ter recebido o tal do feedback; veja logo abaixo.

Receber elogios é sempre maravilhoso, mas deve existir uma relação de causa e efeito, para que esse elogio tenha valor.

Se você começar a dar feedback para todo mundo, como se fosse dar “bom dia”, você desgasta a força da palavra. Aliás, não tem o menor sentido sair por aí falando o quão maravilhosa é a pessoa, sem que haja uma história merecedora por trás.

Retomando o tema do título deste artigo, a intenção não é dizer que o feedback é perigoso. Pelo contrário, o objetivo é deixar claro que temos que ter cuidado, uma atenção especial, ao dar um feedback para alguém.

Seja autêntico(a) ao dar um feedback

A pessoa que me enviou o feedback tinha uma excelente intenção: estimular o uso da poderosa ferramenta de agradecimento, para que outros a usassem.

Ao mandar feedback para inúmeras pessoas, escolhidas ao acaso, essa pessoa pensou ser uma boa iniciativa para que outras pessoas se lembrassem do poder da conversa, do elogio, ou da crítica construtiva.

Mas, cuidado com o feedback! Um feedback atravessado e sem sentido não tem o menor valor para quem o recebe. Aliás, descobrir que se tratava de uma ação totalmente aleatória, me deixou descrente.

A ação adotada pode ter o efeito oposto. Em um primeiro momento, você fica todo(a) contente, forçando a memória para tentar identificar qual tarefa você fez para receber aquele elogio.

Em um segundo momento, quando você descobre que é uma manobra, apenas para incentivar outras pessoas a darem seu próprio feedback, a sua empolgação cai e você sente um certo pesar.

A primeira regra de todo e qualquer feedback é a necessidade dele ser autêntico.

Sabe aquele seu colega que vive elogiando o chefe para ganhar mais atenção? Pois bem, se não houver uma real relação entre o elogio e a ação praticada, o chefe irá perceber que se trata de mera bajulação.

Ou seja, quer dar feedback? Atenção! Elogie o que for autêntico e merecedor de elogios.

Tipos de feedback

É importante lembrar que há dois tipos de feedback.

Avaliação positiva

Veja que o feedback não tem que ser, necessariamente, negativo.

A princípio, algumas pessoas começam a tremer quando o(a) chefe avisa que gostaria de marcar uma reunião de feedback. A primeira ideia que passa pela cabeça é que você fez algo errado ou que precisa melhorar.

Com efeito, é uma pena que essa seja a noção mais popular dos métodos de avaliação individual.

Receber um feedback positivo significa o reconhecimento pelo seu esforço, bem como indica que o seu trabalho tem sido visto e que a sua dedicação foi observada pelos superiores ou pelo seu cliente.

Se no seu local de trabalho faltam feedbacks positivos, antes de mais nada, está na hora de você marcar uma reunião com seu(ua) chefe e dar, a ele, esse feedback!

Avaliação negativa

Uma outra possibilidade é você receber um feedback negativo, no sentido de ter que melhorar algum aspecto.

Esse tipo de conversa é muito importante, não só para indicar as áreas que precisam ser mais trabalhadas, como para parar e refletir sobre algo, para que não se repita.

Em síntese, são as chamadas lessons learned, que têm função essencial em qualquer ambiente de trabalho.

Eu concordo com você que não é fácil ser julgado por algo que deu errado.

Por conseguinte, um feedback não pode ter como objetivo apontar o dedo e deixar a pessoa em uma situação complicada.

É exatamente o oposto, já que esse procedimento visa a melhorar as ações a serem tomadas, uma vez que, de nada adianta simplesmente condenar alguém por algo, sem um objetivo além da condenação.

Agora, ao receber um feedback negativo, você tem todo o direito de perguntar o porquê daquela avaliação, se você estiver surpreso(a) com o resultado.

Assim como você também pode querer entender um pouco melhor o que aconteceu ou discutir um pouco mais sobre o tema.

Para isso, ouça atentamente, tome nota do que for importante, pergunte tudo o que você não entendeu e, caso precise de tempo para avaliar a conversa, peça um novo encontro.

Tome cuidado com o feedback recebido, preste bastante atenção e procure se preparar para o segundo encontro.

Caso contrário, você ouvirá o que não quer e sairá calado(a) da reunião, o que não é desejável.

Cuidado com o feedback: Nunca deixe de agradecer ao feedback de um cliente

De qualquer forma, se o feedback vier de seu cliente, acima de tudo, não deixe de agradecê-lo! Não há nada pior que emitir uma boa avaliação e não ouvir nenhum retorno da pessoa elogiada.

Além disso, a resposta deve ser imediata; não aguarde um mês para responder, porque o seu cliente provavelmente ficará esperando o seu retorno.

Ao não responder ou demorar na resposta, o seu cliente ficará com a impressão de ter sido ignorado.

Sua resposta deve ser simples, curta e autêntica

A resposta deve obedecer ao princípio KISS – Keep It Short and Simple. Ou seja, ser curta e simples. Além disso, evite se alongar demais ou demonstrar um entusiasmo exagerado.

Seja como for, em qualquer circunstância, seja autêntico(a) e mantenha a mensagem no nível pessoal.

Só para ilustrar, você provavelmente já deve ter recebido mensagens gerais de agradecimento, onde não há a menção específica ao seu nome. Esse tipo de mensagem perde muito a força; lemos e esquecemos.

Pois bem, não faça o mesmo! Mantenha a pessoalidade nas suas respostas. Comece indicando o nome da pessoa que fez o elogio, por exemplo.

Cuidado com o feedback: o famoso feedback “sanduíche” não funciona!

Sabe aquela conversa que começa fazendo uma série de elogios? Você fica mudo(a), olhando para o(a) seu chefe com aquela cara de paisagem, só esperando ouvir aquela temida palavrinha “mas…”.

Esse estilo de dar feedback é tão antigo quanto ineficiente. Você conhece alguém que tenha saído de uma reunião de feedback feliz por ter ouvido o inicio cheio de floreios, sendo que o final não foi nada agradável?

Por mais que a parte desagradável seja apenas um fato, todo o trabalho do inicio, em construir uma argumentação bonita, se perde, vai por água abaixo.

Eu não sei como alguém ainda insiste em usar esse método para dar um feedback construtivo para seu(ua) funcionário(a)! Isso simplesmente não funciona!

O pior é tentar encobrir a parte “ruim” com duas partes “boas”, como se fosse um sanduíche.

Ou seja, primeiro, a pessoa inicia a conversa falando sobre algo positivo; depois, a pessoa menciona o que precisa ser melhorado. Por fim, a pessoa termina com outra mensagem positiva, para amenizar o que foi dito a título de melhora.

Você só fica esperando o momento de saber “o que eu fiz de errado?”

Esse método não funciona por uma razão simples de entender. A “metodolodia” – bom, ruim, bom – já é conhecida por todos.

Então, quando alguém começa a ouvir o inicio da conversa, com vários elogios, o cérebro já bloqueia a nossa atenção e fica firme no propósito de ouvir aquilo que é considerado mais importante: “o que eu fiz de errado?”

Todo mundo perde

Toda a parte de reconhecimento que você mereceria ouvir, não é colocada em valor. A função do feedback é toda perdida.

Você sai da reunião se sentindo desvalorizado(a), você deixa de lado toda a parte boa que foi mencionada do seu trabalho e ainda tem a sensação de que ninguém valoriza o que você faz.

Agora, por que muitas pessoas continuam insistindo nesse método que não traz nenhum resultado positivo?

Por simples desconhecimento de outro método! É simples assim.

O método efetivo de feedback – Leia com atenção

Qual seria, então, uma outra forma mais efetiva de dar feedback? O feedback eficiente e efetivo deve ser:

Imediato

• não perca o momento de dar o feedback
• não espere uma semana, dê o feedback no dia seguinte
• não aguarde a reunião mensal com a pessoa, para poder dar o feedback (evite entrar no método “sanduíche”)
• não precisa ser uma reunião formal! Uma conversa a sós no café pode ser mais eficiente que uma reunião formal.

Específico

• Identifique exatamente o fato ocorrido.
• não seja generalista
• todo mundo precisa saber exatamente o que fez, ou deixou de fazer, para saber como melhorar.

Direto

• É muito simples, não enrole a pessoa (é extremamente desagradável ficar sentado(a) em frente a alguém que tenta passar uma mensagem, sem realmente dizer do que se trata).
• seja respeitoso(a)

Ter o fim de ajudar

• O objetivo não é julgar ou piorar a situação (quando uma pessoa no time melhora, todo o time melhora junto).

Ter o fim de encorajar a pessoa

• Todo ser humano comete erros.
• Encoraje a pessoa sem exagerar (cuidado para não cair, novamente, na armadilha do feedback sanduiche!)
• Ao encorajar, fique restrito ao assunto específico,
• Não vagueie relembrando outros fatos que foram dignos de reconhecimento (deixe esses fatos para outro momento).

Por fim

Fale um pouco de você. Descreva nos comentários alguma situação que você vivenciou.

Obrigada e até a próxima!